Auteur/autrice : OCCE37 (page 16 of 16)
le Compte Rendu Financier et Compte Rendu d’Activités
Le mandataire remplit le Compte Rendu Financier et Compte Rendu d’Activités de l’année 2022-2023 qui sont à garder 10 ans. Ils sont à remplir en ligne à partir de l’espace RETKOOP de la coopérative. Cela doit être fait au plus tard le 30 septembre 2023.
Voir en bas de page la procédure d’accompagnement.
Le CRA est le reflet de la vie de la coopérative scolaire. Il constitue la raison d’être de la coopérative : la vie associative. Il n’est pas forcément lié aux dépenses faites avec l’argent de la coopérative mais concerne bien toutes les activités coopératives menées dans les classes. Les CRA sont étudiés, sommés, puis envoyés à la fédération qui en fait une synthèse pour le Ministère de l’Education Nationale. Il est en effet indispensable que le MEN se rende compte de ce qui se vit dans les coopératives.
Le CRF
Quelques conseils pour obtenir un compte rendu financier juste et équilibré : Aide pour réaliser son CRF.
Il sera à nous retourner pour le 30 septembre 2023. Le mieux est d’anticiper… Les dépenses sont normalement closes dès la fin de l’année scolaire…
« Oui, mais… je fais comment pour faire mes comptes sans mon relevé bancaire du 31 août ? »
Pas de panique ! Vous pouvez déjà pointer toutes les lignes de comptabilité qui apparaissent sur tous les relevés de banque déjà reçus.
Faites ensuite sur papier la liste des lignes qui ne sont pas encore passées en banque… et attendez tranquillement la rentrée et votre dernier relevé sur lequel vous pourrez pointer vos lignes.
« J’ai émis des chèques, mais ils ne sont pas encore tirés le 31 août… Je fais comment ? » Vous enregistrez dans vos comptes de l’année 2022/2023 le montant de ces chèques et vous en notez le montant dans la partie « rapprochement bancaire » de votre CRF.
Exemple : Vos comptes sont arrêtés à la somme de 1 240€. Votre dernier relevé bancaire indique un solde de 1 290€ : deux chèques d’un montant total de 50€ n’ont pas été tirés : vous notez dans la partie « rapprochement bancaire » le montant de 50€ correspondant aux deux chèques non tirés : la différence entre vos comptes et votre solde à la banque est expliquée.
Les pièces à joindre à votre CRF :
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- Page du document où figure le « Quitus » : signature du/des mandataires, des vérificateurs (accessible à la fin du processus de Retkoop).
- Le dernier relevé de compte au 31/08 de l’année scolaire concernée : la somme indiquée sur le relevé de banque doit correspondre à celle notée dans votre bilan.
- Les justificatifs de subventions publiques (commune, communauté de communes, département, région).
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« Mais je n’ai pas reçu mon relevé d’août… ! »
Hé oui, s’il n’y a pas de mouvement en août, certains établissements bancaires ne vous l’enverront pas… Faites-nous alors parvenir celui de juillet et celui de septembre.
« Et je n’ai pas reçu non plus de justificatifs de subventions ! »
Si vous n’avez pas reçu de justificatifs, les relevés bancaires où figurent les versements des subventions conviennent également.
Vérification de votre CRF : commission de contrôle des comptes de la coopérative OCCE
Pensez à présenter régulièrement les comptes de la coopérative lors de conseils d’école ou de maîtres. Ce sera une bonne occasion d’inciter les participants à s’y intéresser et à vous épauler.
Lors d’un conseil d’école, nous vous conseillons également de communiquer la liste des vérificateurs de vos comptes : collègues, parents d’élèves, conseillers municipaux…. Ces vérificateurs volontaires, en votre présence, lors d’une réunion de coopérative (entre le 1er et le 30 septembre), procéderont à la vérification de vos comptes. La commission procède par sondage à la vérification de différentes pièces comptables.
N’oubliez pas non plus de compter ce temps de réunion dans vos heures de bénévolat !
Quitus or not quitus…
Pour votre bilan de fin d’année, il faut 2 signatures de vérificateurs aux comptes, en plus de la vôtre. (Hé oui, cela fait 3 signatures !) Nous n’acceptons pas la signature de votre conjoint, sauf s’il est collègue dans votre école !
L’association Lire c’est partir a pour objectif de proposer des livres très peu chers à tous les enfants.
Nous disposons d’un stock important des collection de « lire c’est partir » que nous vous proposons d’acheter 1 euro pièce et que vous pouvez soit offrir, soit revendre comme il vous convient. si vous êtes intéressé-e-s, merci de passer à locaux pour y découvrir les nombreux ouvrages.
Le «Printemps des Livres» s’organisera pour la dixième année en partenariat avec l’association Lire c’est Partir. Cette opération entièrement dédiée aux livres et à la lecture vous permettra de disposer pendant les mois de mars-avril d’un lot important de livres.
Chaque école est libre de donner à la manifestation qu’elle organise l’ampleur qu’elle souhaite. C’est l’occasion de mettre le livre et la lecture à la disposition de tous.
En février, les écoles qui le souhaitent, réservent les lots auprès de l’OCCE37. Elles récupèrent ces lots de livres fournis par Lire c’est Partir pour la manifestation. Les invendus sont à ramener en mai à l’OCCE37 ou dans une des écoles relais.
Documents souvent demandés pour monter les demandes de subvention :
Règlement intérieur national des coopérative scolaires
Règlement intérieur OCCE37 – février 2018
Les statuts de l’OCCE37 Avril 2022
Déclaration de l’association en préfecture
Récipissé de déclaration en préfecture OCCE 2021
Si vous avez besoin du SIRET de l’OCCE, nous demander : occe37@gmail.com
Pour rappel, lorsque la subvention aura été versée, il faudra faire une photocopie du justificatif de cette subvention ou du relevé bancaire où apparaît ce virement.
Cette photocopie sera à joindre au compte rendu financier de la coopérative qui est à retourner après le 1er septembre à l’OCCE.
Pour trouver son identifiant : il est sur votre attestation d’assurance, sur l’étiquette de votre dossier de rentrée, sur vos documents envoyés… Il est de la forme 037-EP*** ou 037-EM***, vous pouvez aussi nous le demander.
Le mot de passe est le même que l’identifiant, à la première utilisation, merci de le changer.
Dans votre espace Retkoop, en plus de vos données et attestations, vous trouverez votre cahier de comptabilité en ligne, un élément essentiel de la bonne gestion de la coopérative. Il vous permettra de la tenir de façon plus aisée : www.retkoop.occe.coop
N’hésitez pas à faire votre comptabilité en ligne :
– Votre comptabilité vous est accessible de n’importe où, il suffit d’une connexion internet.
– Pas de logiciel à installer et donc pas d’ordinateur dédié à la comptabilité.
– Plus de cahier fastidieux à remplir, ni d’erreurs possibles grâce à de nombreux systèmes d’alerte.
– Votre Compte Rendu Financier (CRF) se construit au fur et à mesure, vous enregistrez les écritures et les calculs se font automatiquement.
– Nous pouvons vous aider à distance et « prendre la main » avec vous en ligne.
Une aide pour « ventiler » ses opérations comptables dans Retkoop.
Plusieurs tutoriels en vidéo et pdf
Dans le cas d’une coopérative d’école, vous pouvez mettre en place des régies d’avance pour tout ou partie des classes.
Tous les ans nous sommes tenus, par notre commissaire aux comptes, de procéder au contrôle de coopératives.
Rappelons quelques règles :
– Chaque dépense ou recette doit faire l’objet d’une ligne d’écriture comptable faisant apparaître le n° d’ordre de la pièce jointe, une date et un libellé.
– Chaque dépense ou recette doit être justifiée par une pièce jointe (facture, ticket de caisse, récapitulatif des photos vendues,…).
Une aide pour « ventiler » ses opérations comptables dans Retkoop.
– Les pièces jointes sont numérotées et classées.
– Le numéro du chèque doit figurer sur les pièces jointes.
– Les dépenses engagées doivent être conformes aux objectifs de l’association. L’argent de la coopérative sert au financement de projets coopératifs.
– Un cahier d’inventaire doit être tenu pour les achats importants de la coopérative.
– Pour info, démarche pour un achat dans une brocante/vide-grenier.
L’OCCE, au niveau national, a signé un protocole d’accord avec la SACEM.
Ce protocole ouvre droit à une réduction de 12.50 % sur les redevances de droits d’auteurs pour l’ensemble des manifestations organisées par les adhérents de l’OCCE, dans le strict respect des engagements,
Pour en savoir plus > Quelles sont les obligations des cooperatives scolaires vis à vis de la SACEM
Au cours de la période où se programment les fêtes d’écoles, vous êtes nombreux à nous interroger à propos de la SACEM. Voici quelques précisions :
Vous pouvez bénéficier de 12,5% de réduction comme membre de l’OCCE (en plus des 20% de réduction si vous faites cette déclaration avant la fête).
Pour pouvoir déclarer une kermesse, un spectacle, vous pouvez remplir le document qui peut vous être envoyé par courrier à l’école ou le faire par internet, pour cela vous allez créer un « compte client » à la SACEM.
Vous trouverez le protocole à suivre pour la Sacem avec le tutoriel suivant : Tutoriel SACEM 2018
Lien pour la déclaration sur le site de la SACEM : déclaration Sacem
Quelques détails supplémentaires :
– Cocher/cliquer « Vous êtes une association sans SIRET », il ne faut donc pas donner de n° de SIRET.
– Association membre d’une fédération signataire d’un protocole d’accord avec la Sacem : OUI
– Date du protocole d’accord en vigueur : 25/04/2016
– Association agréée « Éducation populaire » : OUI
– date de l’agrément : 31/01/2008
– Il n’existe pas de n° de carte d’adhérent lié au protocole d’accord SACEM national. Ignorez ce renseignement. Il n’y a pas non plus de n° d’agrément Education populaire à fournir.
Informations relatives à la SACEM issues de la DSDEN 37.
Vous trouverez ci-dessous les différents tarifs de la SACEM, chants d’élèves sans musique, avec musique enregistrée, fond sonore de la fête…
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